GED, système à plusieurs étapes


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GED, un système à plusieurs étapes Tous les utilisateurs d'ordinateurs feraient de la gestion électronique de documents ou GED. On crée, modifie, déplace et efface des fichiers dans un module explorateur. Est considéré comme document électronique un objet informatique manipulable avec un ordinateur, pouvant avoir le format d'un texte, une image, un son, un fichier rassemblant des données. La GED en tant que discipline ou système est beaucoup plus compliquée et sophistiquée qu'un usage intuitif. Il permet une automatisation intelligente du processus.



Grâce à un algorithme statistique, il est possible de classer et de retrouver les documents selon des critères de pertinence. Le système est basé sur l'indexation des documents. Contrairement au document papier, le document électronique sépare le contenu, c'est-à-dire l'information, de la présentation qui sont des méta-données et de l'architecture. En tant que système informatisé, la GED permet de gérer l'acquisition, le classement, le stockage, la diffusion, l'archivage et la destruction de documents électroniques. Le document électronique est traité par le système durant son cycle de vie. Cela commence par la création du fichier pour un document natif ou par la numérisation d'un document papier. La première étape dans la GED est d'acquérir le document et les données. Cette phase d'acquisition consiste à recueillir les documents électroniques au sein d'une organisation. Il s'agit notamment de fichiers produits par des applications bureautiques, que ce soit des textes, des tableaux, des présentations multimédias. Le format PDF est aussi courant puisqu'il permet un archivage facile des documents. Les outils informatiques de travail collaboratif produisent des informations qui sont confinées dans des documents électroniques.


L'acquisition peut provenir de deux organisations dont les systèmes d'information sont interconnectés. La GED est une occasion de dématérialiser les documents en numérisant les documents papiers. Des technologies de pointe permettent de trier les documents scannés et d'en extraire des informations. Ensuite, dans la deuxième étape, il faut classer les documents électroniques à gérer. Techniquement, on fait ici de l'indexation. On décrit les documents par types selon des méta-données définies. L'indexation par mots-clé est un autre choix avec notamment la constitution d'un thésaurus.


ged
Le but reste le même : faciliter la recherche ou le « retrouvage » des documents. Une fois classés et indexés, les documents doivent être stockés. Le stockage constitue la troisième étape de la GED. Il s'agit de disposer d'un support qui soit adapté aux besoins et aux impératifs techniques. La fréquence et le nombre des consultations, la nature des données, l'importance des informations, le volume des documents... les éléments à considérer sont nombreux. Le classement de documents doit se refléter sur l'organisation du stockage avec pratiquement les mêmes critères à considérer comme le contenu, le type de document, les auteurs... Dans la GED, la durée de conservation des documents stockés est importante. Elle permet d'optimiser le système en éliminant les éléments périmés. La quatrième étape concerne la diffusion des documents.


Il s'agit de rendre les documents accessibles par les utilisateurs. Si auparavant, on consultait les documents électroniques sur une station de travail, aujourd'hui, les solutions en réseau comme l'Intranet ou l'Internet sont privilégiées. La diffusion est tributaire de l'outil de recherche qu'offre le système informatique. On peut effectuer une recherche via le plan de classement comme dans les anciens annuaires thématiques. Le plus courant est la recherche en texte intégral qui permet de retrouver un document qui contient le mot-clé saisi. La meilleure solution est la recherche avancée suivant plusieurs critères spécifiques. Le résultat de la requête sera optimisé. Une cinquième étape peut être ajoutée à la GED. L'archivage de documents peut être conçu comme un prolongement du système. La GED est liée à l'archivage électronique. La complémentarité entre les deux systèmes est très bénéfique pour l'organisation. Le système de GED verse les documents aux archives qui bénéficient déjà des traitements de l'information comme le classement et l'indexation. La GED est aujourd'hui tributaire des solutions logicielles. Des applications gratuites sont proposées sur Internet. Le recours à un prestataire pour l'implémentation du système et l'optimisation de celui-ci selon le cas du client reste un bon investissement. Le travail collaboratif, très tendance ces dernières années, est basé sur l'échange d'informations et de documents. Ces derniers peuvent être modifiés et évoluer, sur le plan du contenu, tant qu'ils ne sont pas archivés. Il est donc important que tous les membres d'un groupe de travail soient au courant de toute nouvelle information pouvant concerner leur propre poste. L'outil de gestion de document électronique permet d'administrer les accès aux documents et les droits de lecture ou d'écriture. L'accès des personnes autorisées à l'information en temps opportun est considéré comme un facteur de performance dans le travail. Ce qui donne à la GED a une importance stratégique.

Le Lundi 13 Juillet 2009 à 09:35
Article écrit par filou ()


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