Le Digital Asset Management, DAM, ou gestion de ressources numériques, indique un système dont le rôle principal est la gestion de différents contenus numériques. Ce système peut indiquer un logiciel informatique ou quelques matériels dédiés à cet effet. Les ressources numériques sont constituées d'images sous différents formats, des animations et des présentations comme les documents provenant de Microsoft PowerPoint ou Adobe Flash, de vidéos, de musiques, de textes, de dessins de conceptions, ainsi que d'autres types de formats de fichiers.
Le rôle du DAM consiste à insérer ces ressources dans son système de gestion, les annoter et les cataloguer pour faciliter leur accès, les stocker dans son système de fichier ou via son système de gestion de base de données, de les valider en cas d'inconsistance des données et surtout de les publier pour répondre aux requêtes des utilisateurs. Le DAM peut parfois aussi être hébergé par un fournisseur externe, ASP, dont l'accès par le client se fera par une interface web. Dans ce cas précis, le DAM peut connaître des opérations comme un téléchargement, une sauvegarde, une notation, un groupage, un archivage, une optimisation, une compression et une exportation de ces ressources entre l'ASP et l'utilisateur. Les ressources sont préparées pour être insérés dans le système. A chaque donnée est assigné un metadata, un type de fiche qui décrit le type de la ressource, son contenu, ses méthodes d'encodage et de décodage, sa provenance, son propriétaire, ses droits d'accès, son format, ses éventuels compressions ainsi que d'autres informations susceptibles d'aider le système à son exploitation. Le degré de précision du metadata varie suivant le programme et les utilisateurs ciblés par celui-ci.
Pour les grands comptes, ces informations peuvent devenir des ressources en soi tandis que pour les DAM basiques et spécialisés, ils seront plus simples. Les programmes de lecture ou d'exploitation des données utiliseront ensuite ces metadatas pour présenter convenablement les données. Que ce soit en hébergement local ou via des services ASP, le système dispose toujours d'un compte administrateur qui coordonne les ressources et les utilisateurs du DAM. Le compte administrateur est nécessaire pour contrôler les accès au système et aux ressources.
Plusieurs avantages découlent de l'adoption d'un système DAM. Par son mode de fonctionnement, le DAM constitue un excellent système de collaboration et de travail en équipe. Les accès, les recherches et les suivis de données sont beaucoup plus faciles, et permettent d'éviter les problèmes de transferts interminables de documents à travers le réseau d'entreprise ou via les courriers électroniques. Il est beaucoup plus facile de normaliser les documents de l'entreprise, par exemple, les présentations de rapports ou bien les formats d'images à adopter, rendant les documents plus consistants et permettant une meilleure continuité du travail. De ce fait, le DAM augmente considérablement la productivité de l'ensemble de l'entreprise. Par ailleurs, la nature centralisée du DAM nécessite la présence d'un expert pour s'en occuper. Cette personne, qui serait responsable de l'administration du système hébergeant le DAM, connaît bien son travail et offre une meilleure assurance pour la disponibilité des données. Effectivement, le système et les documents sont plus sécurisés dans les mains d'un expert. Généralement, les utilisateurs finaux sont moins avertis en informatique et auront du mal à gérer les données des entreprises.
En plus, cela leur fera un travail supplémentaire ce qui réduirait leur temps de travail ainsi que leur productivité. Malgré ces avantages, quelques inconvénients doivent être considérés dans l'utilisation des DAM. La présence d'une personne avertie qui gère le système est indispensable, même si l'hébergement est via ASP. Pour une petite entreprise, ce surplus de personnel, qui est d'autant plus qualifié et coûtant plus cher, peut représenter un problème. La centralisation entraîne une dépendance de tous les services de l'entreprise à un réseau.
Une défaillance au niveau de celui-ci pourrait engendrer une baisse de productivité ou un arrêt complet des activités de l'entreprise, dans le pire des cas. Il faut aussi assurer en permanence la sécurité du système, au niveau du serveur et des données. La sécurisation entraîne des dépenses non négligeables et continues. Certaines entreprises ne pourront pas supporter ces charges à long terme, or la sécurité doit être assurée pour prévenir les éventuels vols de données. Une perte de ces données obligerait l'entreprise à reconstituer tous les documents qui forment la culture même de l'entreprise. Malgré cela, le digital asset management est un système qui permet de gagner en productivité et en souplesse. Investir en payant les services d'un expert en DAM peut être rentable pour les moyennes entreprises que de travailler suivant les méthodes traditionnelles.
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