Chaque année, l'employeur doit effectuer sa déclaration sociale. La DADS ou la Déclaration Annuelle des Données Sociales est une formalité obligatoire que doit régler toutes les entreprises qui emploient des salariés. Cette formalité est faite pour l'application des articles 87.240 et 241 de la loi du 7 juin 1951 du code général des Impôts ainsi que de l'article R243-14 du code de la sécurité sociale. Aussi bien les employeurs que les salariés doivent y être mentionnés.
Toutefois, les agents des ministères, des activités extra-territoriales et des services domestiques ne sont pas concernés par cette déclaration sociale. Pour remplir ce document, l'employeur ainsi que les établissements publics et les administrations doivent fournir des informations sur les effectifs des salariés et leur liste nominative, qui doivent indiquer les rémunérations salariées perçues par chacun. Depuis le premier janvier 2006, des mesures gouvernementales exigent la norme DADS-U ou la Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée. Elle est ainsi devenu obligatoire depuis cette date. La DADS-U est un fichier qui rassemble toutes les données qu'il faut déclarer à un seul interlocuteur. Ce dernier se chargera de contrôler et de diffuser les données à tous les organismes. Il lui appartient d'envoyer les données aux mutuelles, aux institutions de prévoyance ou encore aux institutions de retraite complémentaire. L'employeur sera également tenu de déclarer la valeur des salaires versés pour chaque employé durant l'exercice précédent. La date pour effectuer cette déclaration dépend du support que vous utilisez.
Les salaires doivent ainsi être déclarés au plus tard le 31 janvier de l'exercice à la suite du versement des rémunérations si l'employeur veut la faire sur un support papier. Celle-ci doit être transmise par la caisse de retraite. Si l'employeur décide d'effectuer cette déclaration sur un support dématérialisé avec un logiciel adéquat, alors la date limite sera étendue au 1er mars. Dans le cas où l'employeur utilise un logiciel de paie, il pourra directement déposer sa déclaration sur le site officiel qui se charge de cette déclaration.
Il peut aussi envoyer directement sa déclaration via internet en déposant celle-ci sur le site internet de la caisse de retraite. Les dates d'échéances dépendent également des institutions pour la DADS-U. Pour la Cnav/DTS, la déclaration doit être déposée avant le 31 janvier, et ce tous les ans. Pour les Caisses intempéries, les déclarations doivent être faites au mois d'avril. Dans ce cas, les données ne concerneront pas l'année civile mais la durée entre le premier avril jusqu'au 31 mars. Quant aux institutions de retraite complémentaire, la date limite est le dernier jour du mois de février. La Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiée doit être envoyée soit par l'entreprise elle-même soit par un tiers comme un centre de gestion agrée ou un
expert-comptable.
Dans le cas où l'entreprise présente un retard sur sa déclaration annuelle de données sociales, il subira une pénalité de 7,5 euros pour chaque salarié. Toutefois, le montant ne dépassera pas le plafond des 750 euros. Au cas où l'entreprise a une absence, un retard ou une non-conformité dans sa déclaration vis-à-vis des organismes de retraite, les sanctions seront plus importantes. Par exemple, les numéros de rattachement ou les codes organisme erronés pourront vous exposer à des pénalités lourdes.
Des formules sont mises à la connaissance des entreprises pour calculer les pénalités qu'elles subiront selon leurs erreurs et leurs fautes. Fortement utile, c'est à partir de la déclaration sociale que la caisse calculera la valeur des cotisations dues. Elle compare également les cotisations versées avec la déclaration pour régulariser l'exercice. A partir de ce dossier, la caisse pourra aussi inscrire le nombre de points pendant l'exercice, et ce pour chacun des salariés d'une entreprise. Pour l'année 2009, la déclaration sociale nominative modifie les déclarations des entreprises. Avec ce nouveau projet, les entreprises pourront faire leurs déclarations mensuelles des données sociales nominatives ainsi que leurs déclarations événementielles. Faisant partie de la DADS-U, la déclaration sociale nominative est un message informatique à fins d'effectuer les déclarations sociales.
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