La norme Z42-013 sur la conservation et l'intégrité de documents stockés dans un système informatique vient d'être mise à jour. Homologuée en 1999 et révisée en 2001, elle décrit la conception et l'exploitation de l'archivage électronique. Au début, ce dernier était juste une solution technique pour conserver et organiser des données stockées sur un support informatique. Le but était de réduire les coûts et surtout d'économiser les espaces destinés à ranger les documents papiers devenus de plus en plus volumineux.
Cette première norme assurait d'une part la durabilité du document et d'autre part sa fidélité, de manière à pouvoir reconstituer l'information et de pouvoir la réutiliser comme à son état originel. La version 2009 de la norme sur l'archivage électronique est une avancée considérable même si elle ne répond pas encore entièrement au nouveau contexte d'utilisation. La première norme ne prenait en compte que le caractère ineffaçable du support de stockage. Grâce à cette mise à jour, les documents archivés sur des supports réinscriptibles pourront également servir de preuve. Des mesures particulières seront prises afin de garantir l'intégrité du document durant la période de conservation prévue lors de son archivage. Electronique ou pas, tout document peut valoir comme preuve et doit respecter des exigences juridiques. La technique doit permettre l'archivage d'une copie fidèle et durable. Elle doit assurer la possibilité d'identification du document. La signature électronique a déjà été considérée comme un argument légal dans la norme de 2001. Par ailleurs, elle fait partie des moyens de cryptologie aujourd'hui accessibles par un grand nombre et qui ont conduit à la considération des supports réinscriptibles.
L'archivage électronique doit tenir compte des recommandations précises sur l'utilisation de l'informatique. Il ne se limite pas à cette partie technologique et prend en compte, selon la nouvelle norme, d'autres réglementations liées à l'archivage, à savoir la politique d'archivage, la politique de sécurité et la protection des données personnelles. Ce qui est important, c'est de répondre aux exigences de la loi et de la norme sur les plans technique, fonctionnel et organisationnel. Il est également important de pouvoir archiver des documents électroniques intègres, signés et traçables.
Les entreprises sont concernées par l'archivage électronique, tout comme le service public. La norme Z42-013 définit des engagements obligatoires pour les prestataires tiers. L'enjeu est immense: moderniser le processus interne en matière de conservation et de partage de l'information dans un contexte où la dématérialisation est plus que nécessaire. Peuvent être archivés les documents natifs électroniques mais aussi les documents papiers ou sur microformes qui ont été numérisés. Incontournable, l'archivage électronique est devenu un besoin vital pour les entreprises. Il est souvent préférable d'externaliser cette activité afin de permettre à une organisation de se consacrer entièrement à son activité. Un organisme archiveur doit présenter des garanties de compétence pour mettre en place une procédure d'archivage électronique sécurisé et fonctionnel. Les mesures de sécurité sont assez complexes: contrôle d'accès, gestion des utilisateurs, horodatage, signature électronique... Cela ne doit pas occulter le coeur de la mission de l'archiveur qui est de produire, de conserver les données dans un format convenu avec le client, et de restituer ces données dans le même état technique que lors du versement initial.
Pour définir le niveau de service, l'on peut se référer à la norme NF Z 42-013 dans le but d'assurer la conservation et l'intégrité des documents électroniques. Cela concerne les procédures d'enregistrement, de stockage et de restitution des données. L'entreprise ou l'organisation cliente ne doit pas toutefois se fier entièrement au tiers archiveur. C'est à elle d'exprimer ses besoins en matière d'archivage électronique afin d'avoir une politique globale favorisant la cohérence et l'optimisation de la circulation de l'information.
La réflexion doit être plus poussée si la finalité est d'archiver des documents pouvant servir de preuve lors d'un contrôle administratif ou lors d'un contentieux avec un client. Comme pour les documents papiers, tout n'est pas à archiver sur un support électronique. L'archivage doit concerner avant tout les données stratégiques ou indispensables pour d'éventuelles actions en justice. Il doit respecter les contraintes légales et les délais de conservation. Enfin, il ne faut pas oublier qu'en terme d'archivage, électronique ne signifie pas absence de coûts. Les solutions à adopter, le choix du support, le mode de connexion, la salle de stockage... sont à évaluer financièrement. Pour une conservation à long terme, les coûts peuvent être plus importants. La
CNIL recommande d'appliquer une politique d'archivage à trois étapes: les archives courantes dont les données sont encore utilisées, les archives intermédiaires qui ont encore un intérêt administratif en cas de litige et qui sont conservées jusqu'à ce qu'il y ait prescription, et enfin les archives définitives qui ont un intérêt historique ou scientifique.
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